A resposta é… sim! Pelo menos, acho essencial que as clínicas de medicina dentária (CMD) façam uma previsão dos proveitos e gastos para o ano, por forma a terem uma noção de qual será o resultado operacional do negócio e o nível de tesouraria. Já redigi uma crónica sobre este tema há uns anos, no entanto, continuam a ser muito poucas as CMD a utilizar esta ferramenta de gestão estratégica e, por isso, aproveitando o facto de ainda estarmos no início do segundo trimestre do ano, volto a insistir nesta temática.
Mas, então, o que é um orçamento? Não é mais do que uma ferramenta de gestão que permite monitorizar a evolução da atividade da empresa, com base numa projeção de proveitos e gastos durante um período de tempo. Por norma, nas empresas os orçamentos são anuais e os desvios entre o realizado e o objetivado são analisados com periodicidade mensal. No fundo, o orçamento traduz a quantificação financeira dos planos necessários para que a empresa alcance as metas a que se propôs. Formalmente, o orçamento compreende as projeções financeiras no plano das vendas, compras, fornecimento e serviços externos, pessoal e impostos. Obviamente que não necessitamos de ser tão rigorosos na formulação de um orçamento, contudo, é fundamental que o mesmo contemple as principais rubricas de proveitos e gastos inerentes à atividade de exploração – neste caso, de uma CMD.
Mas, antes de formularmos um orçamento de uma CMD, é fundamental concretizarmos dois passos prévios: a definição dos objetivos estratégicos e respetivos planos de ação, que ajudarão a concretizar tais objetivos. Ou seja, a estratégia de atuação. Para quantificarmos os objetivos, o diretor clínico / gestor da CMD, em articulação com os seus assessores na área da gestão, incluindo o gabinete de contabilidade, deverá estabelecer valores para as principais rubricas. Numa CMD, estaremos a falar de objetivos de vendas no âmbito dos serviços médico-dentários, tais como a implantologia, ortodontia, periodontologia, odontopediatria, entre outros. No plano dos gastos, deveremos considerar rubricas como salários com médicos dentistas, assistentes, higienistas e outro pessoal auxiliar, compras de produtos, honorários de prestadores de serviços, ações de marketing, conservação e reparações, aquisição de equipamentos, serviços bancários, eletricidade, água, deslocações e estadas, e outras rubricas. Numa análise mais elaborada, poder-se-á definir objetivos no campo dos resultados líquidos, rentabilidade das vendas e rentabilidade dos capitais próprios. No entanto, não é muito usual aprofundar-se estas análises em micro e pequenas empresas, como são a grande maioria das CMD.
Cada gestor encontrará as melhores formas para utilizar os recursos humanos, financeiros e materiais de que dispõe e a sua opção basear-se-á na avaliação económica das diferentes possibilidades, sem descurar ou comprometer os aspetos qualitativos. Verifica-se uma estreita interligação entre o planeamento estratégico e o orçamento, sendo este último uma importante ferramenta de implementação da estratégia da empresa. A monitorização mensal do orçamento é (teoricamente) simples de implementar, pois a ideia é verificar se o valor efetivo realizado numa determinada rubrica alcançou (ou não) o seu objetivo mensal e analisar o respetivo desvio (positivo ou negativo). Com base na análise mensal, o gestor deverá diagnosticar que rubrica evoluiu menos favoravelmente e adotar as respetivas medidas corretivas, de forma a que nos meses seguintes essa rubrica cumpra os valores objetivados.
De referir, contudo, que muitas vezes os orçamentos de exploração têm de ser ajustados em função dos reposicionamentos estratégicos das empresas ou mesmo pelo aparecimento de novos fatores exógenos, ou seja, que “fujam” ao controlo da empresa (por exemplo, fatores macroeconómicos). Por outro lado, um orçamento não necessita de apresentar escrupulosamente as rubricas conforme aparecem em vários modelos pré-definidos, seja na Internet ou nos vários compêndios de gestão. E, sendo um orçamento de exploração, deverá apresentar os proveitos e gastos operacionais da CMD, não se incluindo desta forma rubricas como juros pagos / recebidos, depreciações e provisões ou proveitos / gastos extraordinários. Conforme referi anteriormente – e reitero –, o orçamento necessita apenas de apresentar as principais rubricas de proveitos e gastos inerentes à atividade operacional da CMD, do dia a dia. Com base nesta premissa, apresento um exemplo de orçamento de exploração para uma CMD:
| PROVEITOS
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GASTOS
|
O orçamento de exploração é uma ferramenta obrigatória para todas as CMD que querem ter uma gestão profissionalizada e deve ser planeado e formulado no final do ano anterior a que respeita, por forma a que possa ser implementado e acompanhado a partir do início do ano seguinte.
*Dilen Ratanji é diretor-geral da DentBizz Consulting.
